企業(yè)文書管理規(guī)則(四)

企業(yè)文書管理規(guī)則
(二)發(fā)文處理
收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿"收(發(fā))文登記單"(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復(fù)文件，二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于一聯(lián)后，四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。

十四條 外界復(fù)文的處理

收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的四聯(lián)填記收文日期及字號。

ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件

十五條 行文方式

(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、
公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：
.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。
.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。
.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。
(二)以"業(yè)務(wù)接洽便函"行文者，依十六條規(guī)定辦理。
(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。

十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理

(一)發(fā)文
經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于"業(yè)務(wù)接洽便函"一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于"收(發(fā))文編號登記表"再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將"業(yè)務(wù)接洽便函"二、三、四聯(lián)送交受文部門，一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。
(二)收文
受文部門的收發(fā)人員收到"業(yè)務(wù)接洽便函"二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載"收(發(fā))文編號登記表"將便函二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。
(三)復(fù)文
經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以"文書簽辦單"辦理，簽辦單連同"業(yè)務(wù)接洽便函"三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；三聯(lián)依其類別歸檔；四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。
(四)回文處理
發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達的便函二聯(lián)時，于原暫存的一聯(lián)注記復(fù)文的收文時間；二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理。，