企業文書管理規則(十一)

五十五條 檔案整理

(一)保管人員應將每月增加的機密文件，于翌月五日前填更"機密文件增列表"呈總經理(專業性者呈經理)核閱。并于每底清理檔卷，將認為已無需繼續保管或已消失機密性質的文件，造具"機密文件銷毀表"呈報總經理(專業性者呈經理)核準后銷毀或送回原經辦部門按一般文書辦理歸檔。
(二)保管人員應于每月底查對"機密文件增列表"及"出國計劃書"或"工作計劃表"，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經辦部門送交歸檔。
(三)機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。

五十六條 調卷

(一)各部門需調閱機密文件時，除依四十八條規定方式辦理外，經辦人填具"調卷單"注明調閱期間及用途，應經調閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調卷。
(二)保管人員接到經核準之"調卷單"，應即開立"文件傳遞記錄卡"一份，連同密件交予調卷人簽收后，"文件傳遞記錄卡"由保管人員留存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于"文件傳遞記錄卡"并經調卷人簽認后一并存檔。

五十七條 副本

機密文件需影、復印時，應呈經理以上主管(專業性者呈廠處長以上主管)核準后，交由保管人員印發，并將份數登記于"機密文件保管備查簿"；副本(含復印件)視同正本依本規則的規定辦理。

五十八條 文件管理

經辦人、保管人員或調卷人員應妥善管理經手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規則十四條或三十六條的規定議處：
(一)拆散原案顯有弊端者。
(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。
(三)擅自將文件攜帶外出，轉借或出示于人及其他宣泄機密情事者。
(四)調卷逾期拒不歸還而不申述理由者。
(五)擅自請托他人代抄、代描、復印或打字、印刷者。
(六)文件分辦傳遞時，未以"文件傳遞記錄卡"記載或未于分辦當日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者。

□ 附則

五十九條 文件處理日數的統計

(一)各收發人員根據"收(發)文登記單"一聯，業務接洽便函一聯(發文)及四聯(收文)分別造具"文件處理統計表"一式二份，于翌月五日前，一份呈送經理核閱后存經理室備查(全公司的"文件處理統計表"應呈總經理核閱后存總經理室備查)，一份自存。
(二)處理日數計算標準
.收文案件：自總收文之日起至復文發出或文件歸檔之日止，所需日數扣除例假日后為實際處理日數。
.發文案件：自文件發出之日起至其銷案之日止，所需日數扣除例假日后，為實際處理日數。
六十條 文書用紙?
(一)對關系企業外機構之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。
(二)關系企業內部各部門間的行文以"業務接洽便函"為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。
(三)電報以電報專用紙。
(四)簽呈以簽呈專用紙。

六十一條 文件處理之稽查

各公司總經理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導，如有異常應即通知經辦部門主管處理之。

六十二條 實施與修改

本辦法經營決策委員會通過后實施，修改時亦同。

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